Uraian jabatan adalah adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang ada. Bagi sebagian besar praktisi MSDM sangat paham apa itu uraian jabatan. Setiap karyawan masuk, salah satu yang diperkenalkan kepada karyawan baru adalah uraian jabatan. Hal ini dimaksudkan bahwa setiap karyawan mengetahui apa yang menjadi pekerjaannya. Namun apakah semua praktisi SDM bisa menyusun uraian jabatan dengan benar?
Sampai saat ini kita masih sering mendapatkan permintaan uraian jabatan atas sebuah jabatan dari rekan kita. Menurut mereka, uraian jabatan yang pernah kita susun di perusahaan kita akan bisa dimodifikasi, bahkan bisa diadopsi secara penuh dengan mempertimbangkan bisnisnya sejenis. Ini yang harus kita kaji lebih dalam.
Jabatan-jabatan itu ada dikarenakan ada proses dan aktivitas setiap proses. Seringkali kita mengatakan, proses bisnis menghasilkan kebutuhan jabatan. Artinya, perusahaan sejenis pun belum tentu memiliki jabatan yang sama persis, termasuk uraian jabatannya. Perbedaan alat kerja, kondisi dan lingkungan kerja, nilai-nilai yang diyakini, dan lain hal yang bisa membuat perbedaan proses bisnis beserta jabatannya.
Saat ini dalam sertifikasi bidang MSDM, menyusun uraian jabatan adalah unit kompetensi wajib yang harus dipenuhi oleh jabatan level staf sampai dengan manajer. Artinay, semua praktisi MSDM harus mampu menyusun uraian jabatan yang langkah-langkahnya sudah dipersyaratkan dalam SKKNI No. 139 tahun 2020. Jadi, bagaimana langkah-langkah yang harus dilakukan?
Dalam Unit Kompetensi M.70SDM01.010.2 tentang Menyusun Uraian Jabatan, memiliki langkah-langkah :
1. Melakukan Analisis Jabatan
1.1. Metode dan perangkat analisis jabatan ditetapkan dalam bentuk dokumen tertulis.
1.2. Informasi pekerjaan dari setiap jabatan diidentifikasi dari berbagai nara sumber di dalam organisasi.
1.3. Data dan informasi jabatan dianalisis berdasarkan metode dan perangkat analisis jabatan yang ditetapkan
2. Menetapkan Uraian Jabatan
2.1 Komponen uraian jabatan ditentukan sesuai format job description yang telah ditetapkan.
2.2 Uraian jabatan setiap posisi jabatan dibuat berdasarkan data dan informasi jabatan yang telah dikumpulkan
2.3 Uraian jabatan ditetapkan berdasarkan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang berlaku di organisasi
Pernah dalam 1 kelas ada 20 praktisi MSDM yang memiliki jam terbang cukup tinggi di bidang MSDM, saya bertanya, siapa yang sudah pernah membuat analisa jabatan sebelum uraian jabatan? Hanya ada 2 orang yang menjawab pernah. Selebihnya belum pernah melakukan analisa jabatan yang spesifik. Kecenderungan melakukan analisa jabatan itu bersamaan dengan menyusun uraian jabatan.
Untuk lebih spesifik membahas analisa jabatan dan uraian jabatan, saya akan tulis di sesi berikutnya ya.
Salam kompeten!
Dwi AWe 20220915